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Richtlinien zur elektronischen Briefpost (E-Post, E-Brief, E-Mail)

Letzte Änderung: 25.05.2005

Motivation

Anfang der neunziger Jahre des letzten Jahrhunderts, als das Internet langsam bekannt wurde, gab es Regeln für die Erstellung von elektronischer Briefpost (E-Mail), die jeder kannte und an die sich alle hielten. Leider gehen diese Regeln heutzutage verloren, wo das Internet nicht mehr nur einige Spezialisten sondern jeden Haushalt erreicht. Aber nicht nur technische Neulinge, sondern gar gestandene Programmierer scheinen diese Regeln nicht mehr zu kennen. Eine Hauptursache des Problems sind einige schlecht implementierte und falsch konfigurierte Programme, speziell von der Firma «Microsoft», namentlich das Programm «Outlook», welches diese Regeln nicht nur vollkommen ignoriert (und teilweise eigene erfindet), sondern welches bei der Auslieferung auch katastrofal voreingestellt ist.

Nachdem ich etwas im Internet herumgesucht hatte, fand ich hie und da vereinzelte Regeln, aber keinen vollständigen Regelkatalog, auf den ich hätte verweisen können, wie ich es vor allem in Form einer RFC erwartet hätte. Daher habe ich selbst diesen Regelkatalog zusammengestellt. Der Hauptgrund für den Regelkatalog ist die Tatsache, dass ich oft grauenvoll formatierte Post erhalte, die kaum noch lesbar die Grundregeln der elektronischen Kommunikation nicht befolgt, z.B. nicht korrekt zitiert, oder gar HTML formatiert ist. In solchen Fällen will ich nicht mehr jedes Mal alles erklären, sondern lediglich auf diese Seite verweisen.

Regelkatalog

  1. Alle Briefe müssen eine aussagekräftige Betreffzeile enthalten.
    Briefe können ungelesen gelöscht werden, wenn sie der Empfänger aufgrund eines belanglosen Betreffs als SPAM einstuft. Ich erhalte pro Tag ca. 20-40 Werbesendungen. Wenn aus dem Absender oder Betreff beim Überfliegen nicht sofort ersichtlich ist, dass es sich nicht um Werbung handelt, wird er als Müll aussortiert.
    1. In der Antwort auf einen Brief ist zu prüfen, ob der Betreff immer noch zutrifft. Wenn nicht ist er vorne zu ergänzen, der vorhergehende Betreff ist in eckigen Klammern hinten anzufügen, z.B.: «Diskussion über die Fehlerbehandlung [Re: Protokoll Konferenz #5]»
    2. Benutze das korrekte Präfix: Fwd: bei einer Weiterleitung (von englisch «forward») und Re: bei einer Antwort (von englisch «reply».
    3. Einige gute Betreffzeilen sind: «Anmerkungen zur Durchsicht #3721», «Benötige Hilfe für Zugangseinrichtung», «‹Zugriff verweigert› Fehlermeldung auf waeckerlin.org»
    4. Einige schlechte Betreffzeilen: «Durchsicht», «Re: Verabredung», «Hilfe!», «Sehr geehrte Damen und Herren», «Frage», «Info»
  2. Verschicke keine Anhänge, wenn es nicht zwingend notwendig ist
    Siehe auch den folgenden Punkt. Wenn Du trotzdem Anhänge verschicken musst, dann wähle ein geeignetes Format: Wähle plattformunabhängige Standardformate für Anhänge.
    1. Verwende keine Sonderzeichen und keine Leerzeichen in Dateinamen
      (nicht nur von Anhängen, aber da gilt es ganz besonders)
    2. Erlaubte Anhangs Formate:
      1. Portable Document Format (PDF): Für Dokumente, welche vom Empfänger nicht mehr bearbeitet werden müssen.
      2. OpenDocument (ODF): Für Dokumente wie Briefe, Tabellen, Formulare, die vom Empfänger bearbeitet werden müssen.
      3. Hypertext Markup Language (HTML): Als universales Format des Internets ist es geeignet für etliche Aufgaben zur gemeinsamen Bearbeitung, für die ODF zu behäbig ist. Es kann von jedem in einem simplen Texteditor bearbeitet und in einem beliebigen Browser angezeigt werden. Selbstverständlich ist JavaScript u.ä. darin nicht erlaubt.
        Wichtig: HTML ist nur erlaubt im Anhang, nicht als HTML Mails!
      4. Scalable Vector Graphics (SVG): Für skalierbare (Vektor-) Grafiken (im Gegensatz zu Pixelgrafiken).
      5. Für Pixelgrafiken geeignet sind: PNG, JPEG und MNG (unterstützt auch Animation).
      6. Vorbis: Für Audio Daten. Im Gegensatz zu MP3 ist Ogg Vorbis frei und nicht durch Patente eingeschränkt.
      7. Theora: Für Video Daten. Im Gegensatz zu MPEG-4 ist Ogg Theora frei und nicht durch Patente eingeschränkt.
    3. Explizit verbotene Formate für Anhänge:
      Verboten sind sämtliche Formate, die nur von einer Firma kontrolliert werden, ganz besonders dann, wenn nur Programme einer einzigen Firma damit umgehen können. Bei Austauschformaten im Internet ist darauf zu achten, dass unter allen Betriebssystemen und mit einer breiten Palette an Hardwarearchitekturen und mit verschiedenen Programmen auf die Daten zugegriffen werden kann. Ungeeignet sind daher die folgenden Formate:
      1. Word, Excel, PowerPoint, Adobe Illustrator, Quicken, …
      2. MPEG-4, DIVX (Patentprobleme)
      3. PDFs, die nur im Reader von Adobe funktionieren
      4. HTML mit proprietären Erweiterungen
  3. Benutze das Medium richtig.
    Die elektronische Briefpost ist in erster Linie gedacht, um schnell einfache Textnachrichten zu übermitteln.
    1. Verwende keine Büroprogramme, um elektronische Briefe zu schreiben (wie z.B. OpenOffice oder ähnlich, um elektronische Briefe zu erstellen.
    2. Sende nie HTML- oder RTF-formatierte Briefe, sie würden nicht gelesen. Verwende stattdessen einfachen, unformatierten Text. (Wenn Du formatierte Dokumente oder Daten verschicken musst, dann wähle ein geeignetes Format aus der Liste im obenstehenden Punkt.)
    3. Wenn eine Formatierung für die Lesbarkeit unumgänglich ist, verwende Textformatierung.
    4. Benutze eine Schrift mit fixer Laufweite (Festbreitenschrift) 1), um elektronische Briefe zu lesen und schreiben.
    5. Verwende keine Tabulatoren!
    6. Beschränke die Zeilenlänge auf unter 65 Zeichen.
  4. Zitiere in der Antwort nicht den ursprünglichen Text, ausser es sei unbedingt notwendig, aber dann mach es richtig:
    1. Zitiere nur den wichtigen Teil, auf den die Antwort Bezug nimmt und lösche alles andere.
    2. Zitate starten mit einer Kopfzeile, wie z.B.: «Am Datum schrieb Name, dabei ist Date das Datum und Name der Name des zitierten Briefes.
    3. Jede zitierte Zeile startet mit einem Grösser-als-Zeichen: «>».
  5. Sei vorsichtig bei der Weiterleitung von Nachrichten. Wenn es notwendig ist, mache es korrekt:
    1. Leite keine Nachrichten weiter, wenn Du nicht sicher bist, dass der Sender einwilligt. Im Zweifelsfall frage zuerst nach!
    2. Leite so weiter, dass der ursprüngliche Text im Dokument steht und nicht im Anhang liegt.
    3. Schreibe vor die weitergeleitete Nachricht einen Text, der insbesondere erklärt, warum Du den Text weiterleitest.
    4. Leite die Weiterleitung mit einer Kopfzeile ein, z.B.:
      ---------- Weiterleitung ----------
    5. Schliesse sie mit einer Linie ab, z. B.:
      ---------------------------------------
    6. Zwischen diese zwei Zeilen gehört die Originalnachricht unverändert. Insbesondere startet nicht jede Zeile der weitergeleiteten Nachricht mit einer Markierung, wie z. B. «>», dies ist den Antworten vorbehalten!
  6. Verwende korrekte Grammatik und Rechtschreibung.
    1. Es gibt eine Umschalttaste für Grossbuchstaben. Benutze sie.
    2. Es gibt eine Feststelltaste. Das heisst nicht, dass man sie auch verwenden soll. Schreibe nie in GROSSBUCHSTABEN, benutze Sternchen für Fettschrift und Unterlinie für unterstrichen oder kursiv: «*dies ist wichtig* und _dies ist betont_».
    3. Benutze keine dümmlichen Abkürzungen (besonders in englischen oder chinesischen Texten), «U»2) ist kein Wort, ebenso wenig «b4»3) und «84»4) ist eine Zahl.
    4. Lass, wenn möglich, vor dem Absenden eine Rechtschreibprüfung über den Text laufen.
  7. Sei spezifisch.
    1. Fragen wie «Mein Programm geht nicht, kannst Du mir helfen?» kriegen die ebenso kurze Antwort: «Nein.» Ich bin kein Gedankenleser, Du musst so ausführlich wie nötig werden: Liste die Schritte auf, wie Du vorgegangen bist und was dabei genau passiert ist, inklusive der genauen Fehlermeldungen (als exakte Kopie, nicht ungefähr aus der Erinnerung).
  8. Setze eine Unterschrift (Signatur) unter die Nachricht.
    1. Die Unterschrift enthält alle wichtigen Kontaktinformationen, z.B. elektronische und reale Postadresse, Telefonnummer (auch vom Mobiltelefon), die Adresse der Internetzseite. Füge aber nur so viel Information hinzu, wie Du dem Empfänger auch mitteilen willst, schütze Deine Privatsfäre, wähle verschieden detaillierte Unterschriften für unterschiedliche Empfänger.
    2. Die Unterschrift ist nicht länger als vier Zeilen.
    3. Unterschriften starten normalerweise nach einer Zeile, die nur zwei Striche und ein nachgestelltes Leerzeichen enthält:
      -- 
  9. Befolge Kapitel 2.1.1 der «Netiquette Guidelines» für elektronische Post in der RFC 1855.
    Die wichtigsten Regeln wurden bereits früh definiert, also befolge sie auch.
  10. Verwende keine «Disclaimer»
    Disclaimer sind rechtlich unwirksamer Ballast, mit dem sich der Absender höchstens lächerlich macht: heise.de: Disclaimer: Unnötiger Ballast für E-Mails

Beispiele

Textformatierung

Wenn Formatierungen wirklich nötig sind, benutze wenigstens rein textuelle Formatierungen5), ähnlich wie in folgendem Beispiel:

In elektronischen Briefen kann man rein textuelle
Formatierungen verwenden, z.B. für eine Liste:

   - Dies ist der erste Punkt 
   - Und dies der zweite,
     der aus zwei Zeilen besteht
      - Das ist ein Unterpunkt von Zwei
   - Hier ist Punkt drei

Oder man kann das Dokument strukturieren:

Titel
=====

Untertitel
----------

Wenn es wirklich nötig ist, kann man auch einfache
Tabellen formatieren:

   | A | B | C 
---+---+---+---
 1 | x | o |
---+---+---+---
 2 |   | x | o
---+---+---+---
 3 | o |   | x

Zitieren und antworten

Wenn es wirklich notwendig ist, einen Brief zu zitieren, soll man es so tun, dass die Lesbarkeit in jedem Programm gegeben ist:

Am 5.11.2003 schrieb Marc:
> machte ich mir Sorgen, weil ich so lange nichts
> gehört habe

Ja, die erste Fehlermeldung datiert auf den 1.

> Hast Du die zuständige Person kontaktiert?

Es ist alles vorbereitet. Noch heute wird sich
jemand melden.

Weiterleiten

Wenn Du die Erlaubnis des Absenders hast, leite die Nachricht im Text, nicht im Anhang und unverändert weiter. Dann kann man einfacher darauf antworten und die Einrückungsebene steigt nicht mit jeder Weiterleitung an:

Hallo, 

Ich glaube, Du kannst ihm helfen, hast Du nicht
gestern an /etc/passwd gearbeitet?

---------- Weitergeleitete Nachricht ----------
From: user@host.x.com
To: admin@host.x.com
Subject: Cannot login anymore on host y

Wenn ich mich auf Rechner y anmelden will, heisst es
«ungültiges Passwort». Gestern lief noch alles.

Habt Ihr etwas geändert?

Danke, Gruss
Muster
--
user@host.x.com
-----------------------------------------------

Eine korrekte Antwort

From: W.I.Uljanov lenin@iskra.com
To: J.W.Dschugaschwili stalin@redstar.com
Subject: Re: Anmerkungen zur neuen Zeitung [Re: Entscheide des Geheimtreffens]
Lieber Josef,

Am 19.5.1899 schrieb J.W.Dschugaschwili:
> Ich bin nicht einverstanden mit dem Konzept der neuen
> Zeitung

Ich verstehe Deine Bedenken, aber berücksichtige bitte
folgende Punkte: 
  - Es sind nur erste, grobe Ideen, Details werden noch
    diskutiert
  - Mit einer Zeitung erreichen wir mehr Menschen
  - Es fehlt nur ein Funke, bis unsere Ideen das ganze
    System abbrennen

Gruss Wladimir
--
W.I.Uljanov, Simbirsk
lenin@iskra.com

Quellenverzeichnis

1) wie Courier oder Monospace
2) you
3) before
4) 福死
5) sogenannte ASCII-Arts, Zeichenkunstwerke

Diskussion

, %2015/%11/%14 %10:%Nov:

Hello, after reading this awesome post i am also glad to share my knowledge here with mates.

, %2015/%11/%14 %14:%Nov:

Pejoratywny zestaw kabla przyczepia się spośród przeciążeniem bieżącego kabla kiedy popłynie poprzez niego urodziwy styl. Przeciążenie kanału pewnie zrobić pożar(jeżeli wcześniej nie zgasi owego okręgu dostatecznie dobrany kontakt nadprądowy